議事録を取るように言われているけれどもなかなかうまく書けない。
上司に見せるのも恥ずかしいくらいのレベルだ。
議事録に追われて本来の仕事がなかなかできない。
そもそもなんで議事録を新人が書かないといけないんだー！
と思いながら悩んでいる方向けの記事です。
こんな悩みに答えていきたいと思います。
私自身ですがもともと議事録マシーンと呼んでもいいくらい議事録を書いていました。おそらく年間で40-50本は書いていました。（それも何年も）
最初はこんな雑用ばっかりやってらんないよと正直思っていました。ですが、今振り返って見ると、議事録を書くことが、ビジネスマンとして必要なスキルである”文章を書くスキル”をみがくベースになっています。
なので、議事録を書けなくて困っている新人ビジネスマンの方は、議事録はスキルを磨くチャンスなので、そのコツについて書いていきたいと思います。
ちなみに、議事録を書く最終的な目標としては、打ち合わせが終わったらその日のうちに上司や参加者に送ることを目標におくことをオススメします。（議事録を早めに回したほうができる人と思われるからです）また、マネージャーから見ると議事録が上手く書ける人はできるやつと思われるので身につけるべき必須のスキルです。
それでは早速書いていきます。
新人の方が議事録を書けない理由
新人の方が議事録を書けない理由は大きく次の２つがあります。
①話の内容が分からない
②メモを取るスピードが遅い
それぞれについてもう少し細かく書きます。
話の内容が分からない
話の内容が分からないのは新人なので当たり前ですが、分からない内容としては、例えば、今まで学校では習ってこなかった収益や利益といったビジネスの概念の話、業界で使われている専門用語や社内での用語など様々です。
それをいきなり理解するのは至難の技です。
他には、人によって話し方が違うことです。結論からスッキリ話すタイプ、抽象的な言葉でニュアンスを伝えようとするタイプ、だらだら長く話をして最後に結論を話すタイプと色々あると思います。
メモを取るスピードが遅い
シンプルにメモを取るスピードが遅いというのがあります。
議事録の取り方は手書きやパソコンに直接書くという方法がありますが、それぞれ手書きは平均で1分に40文字書けるとして、例えば30分の会議のうち15分話す時間があるとしたら、単純計算で6,000字が限界です。PCだとタイピングが速い人で80字/分くらいで書けるので12,000字が書けます。
なので話した内容を1分間で書ける文字数を上げていくことが必要になります。
この辺を含めて次に議事録を書けるようなコツをステップ別に書いていきます。
議事録を上手く書けるようになる方法
ステップを大きく２つに分けて、文書をスピーディーに書けるようになることと文書を構成する力をつける必要があります。
ちなみに、文書をスピーディーにかけないと議事録は書けないので、速く書く→構成するという順番が重要です。
順に書いていきます。
話した内容について6〜7割書けるようになる
文書を速く書く方法は至ってシンプルで、話した内容を6〜7割書けるようになることです。
これができると、話を理解していなくても後で読み返せるので、記事録を書くのにほぼ失敗しないようになります。
これをできるようになるコツを順番に書いていきます。
コツ１ メモはPCでとる
PCでメモを取る理由は、一つ目にメモを取るスピードを上げられることと、二つ目にワードにそのまま文章を貼れることです。
手書きでメモを取るのはできない事は無いですが、話の内容を知らないと要点だけをメモするというのができないので最初はオススメしません。（後で何言ってたか分からない。。て絶対なります）
コツ２ PCでブラインドタッチできるくらいを目指す
ブラインドタッチができると中身が分からない話でも内容の6〜7割を書けるようになります。
ブラインドタッチができるようには基本を学んで、ゲームなどで練習するといいです。
議事録を書いているうちにできるようになりますが、文字の置き方など基本的なところは最初に覚えていたほうがいいです。（youtubeでタイピングで調べるとたくさん出てきます）
コツ３ メモを取るときは敢えて内容を理解しない
これは本末転倒かもれませんが、どちらにしろ最初は内容はわからないので文章を書くことに専念したほうがいいです。
新人あるあるですが、内容を理解しながらメモしようとするので中身がちんぷんかんぷん、言っていないことを誤魔化して書いたり、文章量も少ないので後から読み返すこともできないという失敗が多々あります。
中身を理解するのは新人の方はできないのはしょうがないので、そこは割り切って文章を書くことに集中しましょう。
おまけ：録音する
とはいえ、最初からはできないので録音していい会議だったら録音する方がいいです。
スマホだと集音性が良く無いため、専用のICレコーダーなどがいいです。
数千円で買えるので、会社で買ってもらいましょう。
文書を構成しながら書く
話した内容を6-7割書けるようになったら次はレベルを上げて、文書を構成しながら書いていきます。
目的によって異なりますが、テンプレートを作って要点を書いていきます。
テンプレートはこのような感じです。
日時：
場所：
参加者：
議題：
会議の目的：
今後の予定：議事
議題１ ○○
議題２ ○○
文書の構成は会議の方法で変わりますので、基本的には話す内容が移り変わるので、その話題別にグルーピングしていきます。こんな感じです↓
・取引先への提案時
○○商品の提案を実施し、客先から以下のコメントをいただいた。
●金額に関する懸念点についてコメント
・見積もりの中で項目を削減できるところはどこか
・予算は○○円で検討している
・来年度の予算申請時期は○○月
●次回打ち合わせまでの実施事項
・見積もりの再整理
・○月○日までに再整理後の見積もりを再度送付
・部内でのフリーディスカション時
部内で業務効率化方法についてフリーディスカッションをした。
個別にでたアイデアを以下に記載する
●会議の運営方法について以下のアイデアがあった
・持ち時間をあらかじめ設定するのはどうか
・事前に資料を送付しておくのはどうか
・時間がかかりすぎているので、議題を予めピックアップした方が良いのでは
みたいな感じです。
ここは会議の仕方やファシリテータの進め方によって変わるので臨機応変が必要です。
ちなみに、文章を構成する力の磨き方はアプローチが変わってくるのでまた追って書きたいと思います。
まとめ：議事録を書くにはまずは文章を書くスピードを上げよう
一方で、文章を速く書けるようになると、今後の文章の各スキルことが飛躍的に上がるで新人の方が最初に身につけるべきスキルの一つであることは間違い無いです。
以上、新人の議事録の書き方についてでした。
ご参考になれば幸いです。
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